ヒアリングシートをAIで作る・埋める｜営業43問とプロンプト2本

ヒアリングシートのAI活用は「作る・埋める」をAI、「聞く・空欄を読む」を人に分ける

私は営業を10年やってきて、いまは自分の会社（AI×営業の顧問）で初回商談（無料壁打ち・60分）を自分で回しています。顧問の提案を組むには相手の会社のことを43問ぶん知る必要があり、そのためのヒアリングシートをGoogleスプレッドシートで持っています。ただ、商談中にそのシートを開いて書く、というやり方は、商談を録画してAIに後処理させるようになってからやめました（画面ごと見せた実演動画は2026年6月のものです）。書いている間は相手の顔を見ていないし、43問を順に聞くと商談が面接になるからです。

ネットで出てくるヒアリングシートのAI活用は、使い方が3つに割れています。AIに項目を作らせる、AIに質問を考えさせる、専用ツールが商談中にリアルタイムで埋める、の3つです。私がやっているのは、そのどれとも少し違います。

43問あっても初回の60分で全部は聞けませんが、聞けなかった欄が空欄として残り、それが2回目に聞くことになるので、項目数を8個に絞る必要が無くなります。

商談中にシートを開かない代わりに、初回で埋めにいく15問だけを「何が分かれば提案が組めるか」として頭に入れておき、あとは相手の話に乗って、事業の話から困りごと、困りごとの大きさ、3ヶ月後の姿の順に聞きます。この流れなら、15問の多くは相手が自分から話します。最初の一問の置き方や決裁と予算の確かめ方は営業AIプロンプトの記事のプロンプト3に全文と出力があり、ヒアリングシートは「聞き漏れを後から見つける道具」、質問設計は「どう聞くかの道具」として分けて持っています。

営業ヒアリングシートの項目テンプレート: 私が使っている13カテゴリ43問

よくあるテンプレートはBANT（予算・決裁者・必要性・時期）を軸にした8〜12項目で、どれも「初回で聞き切る」前提です。私のシートは43問で、2〜3回の商談で埋める前提で作ってあります。列はA列が優先度、B列がカテゴリ、C列が質問、D列が回答メモの4列で、ヘッダーを含めて44行です。AI×営業の顧問という商材に合わせた問いなので、そのまま使うより、次の見出しのプロンプトで自社用に作り直すのに使ってください。

BANTは独立した項目にしていません。予算は「予算・ROI」、決裁者は「事業・組織」の4問目、必要性は「業務ボトルネック」と「ゴール・期待値」、時期は「稟議・契約フロー」に溶かしてあります。初回の60分で私が埋めにいくのは、前半の4カテゴリ（事業・組織、AI現状把握、業務ボトルネック、ゴール・期待値）の15問です。ここが埋まれば顧問で何を1つ目の成果物にするかが決まり、残りの28問は2回目以降か、相手が話の流れで触れたときに拾います。

商談の台本そのもの（60分をどう配分するか）はトークスクリプトの記事に書いたので、ここでは項目と記入に絞ります。

ヒアリングシートの作り方: 43問を自社用に作り直すプロンプト全文

上の43問は「AI×営業の顧問」を売るための問いです。製造業向けの設備を売る会社なら「AI現状把握」のカテゴリは要らず、代わりに「現行設備・更新時期」が要ります。ゼロから書くより、43問をAIに渡して「自社の商材で聞くべき問いに差し替えて」と頼む方が速いので、私はそうしています。プロンプトは営業AIプロンプトの記事で書いた「役割・材料・出力・禁止」の4要素で組みます。

# 役割
あなたは中小企業のBtoB営業責任者です。初回〜3回目の商談で使うヒアリングシートの項目を設計します。

# 材料
- 自社の商材: 〔例: 従業員30〜100名の製造業向けの生産管理システム。初期費用あり、月額制〕
- 主な相手: 〔例: 製造部長か社長。決裁は社長〕
- 商談の回数と時間: 〔例: 初回60分、2回目60分、3回目で提案〕
- 直近の失注理由（相手の言葉のまま3つ）: 〔例: 「現場の班長が反対した」「今期の予算はもう使った」「既存のExcelで困っていない」〕
- 参考にする既存の項目: 以下の13カテゴリ43問
〔上の表の43問をここに貼る〕

# 出力
- カテゴリは8〜13個、質問は合計30〜45問
- 既存43問のうち、自社の商材に関係ない質問は削り、削った理由を1行で書く
- 失注理由3つのそれぞれについて、「初回に聞いておけば防げた質問」を必ず1問ずつ入れ、どの失注理由に対応するかを質問の横に書く
- 各質問に優先度を付ける: 「初回」「2回目以降」の2段階。「初回」は15問以内
- 質問文は商談でそのまま口に出せる言い方にする。「〜についてお聞かせください」は使わない
- 出力はタブ区切り4列（優先度／カテゴリ／質問／回答メモ）。回答メモ列は空で出す。1行目はヘッダー

# 禁止
- 材料に無い業界の事情を想像で足さない
- 「御社の課題は何ですか」のような、相手が答えに困る抽象的な質問を入れない
- 1つの質問に2つのことを聞かない

出力をタブ区切りにしているのは、Googleスプレッドシートの新しいシートのA1に貼れば、それで4列44行のシートになるからです。「Markdownの表で出す」プロンプトをよく見ますが、表をスプレッドシートに移すときに1列ずれやすいので、私はタブ区切りで出させています。

出力を使うときに人が手を入れるのは2点です。1つは、AIが「削った理由」で挙げた質問を本当に削るかの判断で、私は「過去に新ツール導入して失敗した経験はあるか」をAIが削ってきたときは戻しました。どの商材でも、過去の失敗体験が今回の反対理由になるからです。もう1つは、失注理由に対応させた質問の言い方です。AIは「予算の執行状況はいかがですか」と書いてきますが、私なら「今期の予算、もう使い道は決まっていますか」と聞きます。ここを現場の言い方に直さないと、担当者はその質問を飛ばします。

商談の文字起こしからAIでヒアリングシートに自動記入する手順

ここがこの記事の中心です。私は商談後に、文字起こしをClaude（クロード）に渡し、Googleスプレッドシートのヒアリングシートに「会社名のタブ」を作ってD列（回答メモ）を埋めさせています。この手順はClaudeの「スキル」（指示文をファイルで保存し、一言で呼び出す仕組み）として登録してあり、「〇〇社のヒアリングシートを埋めて」と文字起こしを貼れば動きます。

前提: 商談を録画して文字起こしを持っていること

オンライン商談ならtl;dvやGoogle Meetの文字起こし、対面ならスマートフォンの録音アプリの文字起こしで足ります。私はtl;dvを使っていて、商談が終わると数分後に文字起こしが上がります。商談中はメモを取りません。この前提の作り方は商談議事録のAI化の記事に書いたので、そちらを先に見てください。

記入ルール4つ（AIに守らせていること）

このルールが無いと、AIは43問を全部埋めようとして、言っていないことを書きます。

1. 文字起こしに明示されている情報だけを書く。推測・補完をしない。「営業6名と言っていたから、提案書作成は週10時間くらいだろう」は禁止
2. 1〜3文で短く書く。長い説明は要らず、重要な発言はそのまま引用してよい
3. 情報が無い質問は空欄にする。無理に埋めない。この記事用に「『不明』『特になし』とも書かない」を足しました（空欄かどうかで次回に聞くことを決めるため。理由は後述の失敗2）
4. 記入できた問数と、空欄になったカテゴリを報告する。「28/43問を記入。予算・ROIと将来像は情報なし」の形

4つ目を入れた理由は、シートを開かなくても「次回に何を聞くか」がチャットの返事だけで分かるからです。

手順6ステップ

1. 文字起こしをコピーし、Claudeに「〇〇社のヒアリングシートを埋めて」と貼る
2. Claudeが文字起こしを読み、43問それぞれの回答を上のルールで準備する
3. Claudeがスプレッドシートを開き、シート1（テンプレート）のA1:C44をコピーして、新しいシートを追加し、タブ名を会社名にする
4. 新しいシートのA1に貼り付ける（これでA〜C列ができる）
5. 準備した43件の回答をタブ区切りにして、新しいシートのD2に貼り付ける（D2〜D44が埋まる）
6. Claudeが「記入できた問数」「空欄のカテゴリ」「シートのリンク」を報告する

私はステップ3〜5をClaudeのブラウザ操作（Claude in Chrome）でやらせていますが、ここは人がやっても2分で終わります。Claudeに「43件の回答をタブ区切りで出して」と頼み、出てきたテキストをコピーしてD2に貼るだけです。ブラウザ操作の設定が面倒なら、まずこの手動版で回してください。埋める作業の本体はステップ2で、そこはどちらでも同じです。

シート単体の所要時間は測っていません。議事録・CRM入力・お礼メールと同じ文字起こしから「全部やっといて」の一言で一度に出しているので、切り出して計ったことがないからです（3点セットの20分→3分は議事録の記事に経緯があります）。

自動記入のプロンプト全文

スキルの指示文からスプレッドシートの操作部分を除き、チャットに貼れる形にしたものです。スキルにあるのは43問・記入ルールの1〜3・報告の型までで、この記事を書くために4点（「不明」「特になし」を書かない・数字を丸めない・禁止の3項目・43問に当てはまらない発言の報告）を足しました。スキル側にはこれから反映します。

# 役割
あなたは営業アシスタントです。商談の文字起こしを読み、ヒアリングシートの回答欄を埋めます。

# 材料
- 会社名: 〔相手の会社名〕
- 文字起こし: 〔ここに全文を貼る〕
- ヒアリングシートの質問（行番号順）:
〔上の表の43問を、カテゴリ／質問の2列で貼る〕

# 記入ルール
- 文字起こしに明示されている情報のみ記入する。推測・補完はしない
- 1〜3文で簡潔に。長文にしない
- 重要な発言はそのまま引用してよい（「」で囲む）
- 情報がない質問は空欄にする。「不明」「特になし」とも書かない
- 数字（人数・金額・日数・時間）は文字起こしのまま残す。丸めない

# 出力
1. 43行のタブ区切りテキスト（1行＝1問の回答メモ。質問の順番どおり。空欄の行も改行だけで残す）。コードブロックで出す
2. 続けて報告を3行:
   - 記入できた問数（例: 28/43問）
   - 空欄になったカテゴリ名
   - 文字起こしにあったが43問のどれにも当てはまらない重要な発言（あれば1〜3件）

# 禁止
- 質問の順番を入れ替えない。行数を増減しない
- 文字起こしに無い固有名詞・数字を書かない
- 回答メモに自分の評価や提案を書かない（「ここが提案の狙い目」などは不要）

出力2の3つ目はこの記事用に足しました。スキルの報告は記入数・空欄カテゴリ・シートのリンクの3つですが、43問に当てはまらない発言（例: 「来月、営業が1人辞める」）が一番の提案材料になりえます。43問は漏れを防ぐ道具で、43問の外にある発言を捨てる道具にしてはいけません。

架空の商談で回した出力

記事のために、架空の会社「部品商社A社」（従業員40名、営業6名、社長と営業部長が商談に参加）の文字起こしを作り、2026年11月5日に上のプロンプトで回しました。実在の顧問先や商談相手のデータではありません。文字起こしの抜粋は次のとおりです。

社長: うちは産業機械の部品を扱う商社で、売上の7割は既存の取引先からの繰り返し注文です。
営業部長: 営業は6名です。見積りと提案書を作るのに、1人あたり週に8時間くらい取られていると思います。
社長: AIは私がChatGPTを個人で使っているくらいで、会社としては何も入れていません。
営業部長: 現場の営業は、たぶん使い方が分からないというより、使っていいのか分からないんだと思います。
社長: 一番困っているのは、見積りの回答が遅いことですね。問い合わせから3日かかることもある。
営業部長: 失注は、価格で負けるというより、返事が遅くて他社に決まるパターンが多いです。
社長: 3ヶ月後に、見積りの回答を翌日中にできていたら、まずそれで十分です。
社長: 決めるのは私です。ただ、部長が「現場が回らない」と言ったらやりません。
営業部長: 顧客管理は昔入れたシステムがあるんですが、ほぼ使われていなくて、実態はExcelです。
社長: 避けたいのは、営業が機械の前に座る時間が増えることです。うちは足で稼ぐ会社なので。

D列の出力（記入された行のみ抜粋。実際の出力は43行で、空欄の行も改行として残っています）。

報告部分の出力はこうでした。

記入: 18/43問
空欄のカテゴリ: マーケ・発信、CS・サポート、人事・採用、組織・文化、競合・市場、予算・ROI、将来像
43問に当てはまらない重要な発言: 「売上の7割は既存の取引先からの繰り返し注文」→ 新規開拓より既存の見積り対応がAI化の対象になる可能性

「誰が・どんな用途で使っているか」に「用途は言及なし」と書かれた点は、ルール3（情報が無ければ空欄）から見るとやや甘い出力です。私はこの行を空欄に直しました（直した後は17/43問です）。社長が使っていることは明示されているので、半分は埋まる行で、AIはこういう「半分だけ分かる」質問で補足を書きたがります。気になるなら、ルールに「一部しか分からない場合は分かる部分だけ書き、無い部分には触れない」を足してください。

この出力で、2回目の商談で聞くことが決まります。予算・ROIが丸ごと空欄で、ゴールは「見積り回答を翌日中に」と具体的に出ているので、2回目は「見積りの回答が翌日になったら、月いくらの価値があるか」から入れば、予算の話に自然につながります。

ヒアリングシートの空欄が「次回に聞くこと」になる: 記入率の見方

「項目が多すぎて埋まらない」という心配は、AIが埋める運用では裏返ります。上の架空商談では17問が埋まり、26問が空欄でした。AIが埋めた結果の空欄の並びを、私は次のように読んでいます。

私は壁打ちのあと、シートの空欄とお礼メールの「今後の流れ」を合わせて書いています。空欄になった予算の問いをメールで聞くことはしませんが、「次回は見積り対応の数字を一緒に出します」と書けば、相手は予算の話になると分かって来てくれます。

記入率は会社ごとのタブのD列の空欄数を数えれば出せるので、営業担当が複数いる会社なら「担当ごとの初回の記入率」を比べると、誰の商談が説明に偏っているかが見えます。

ヒアリングシートのテンプレートはエクセルかスプレッドシートか

検索候補には「ヒアリングシート テンプレート エクセル」が出ますが、AIに埋めさせるならGoogleスプレッドシートの一択です。理由は3つあります。

• タブ（シート）を会社ごとに増やす操作を、AIのブラウザ操作でも人の手でも同じ手順でできる
• タブ区切りのテキストを貼るだけでD列が埋まる。ファイルをダウンロードして開いて保存して、という往復が無い
• 営業担当が複数いても、同じシートの同じテンプレートから各自のタブを作れるので、質問文が人によって変わらない

エクセル形式で渡す必要がある相手（取引先や社内の別部署）には、スプレッドシートから「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft Excel（.xlsx）」で書き出せば足ります。私は運用の正をスプレッドシートに置き、エクセルは書き出し先としてだけ使っています。

テンプレートはシート1に4列で43問を並べるだけで、D列は空にしておきます。会社ごとにタブを増やすので、シート1には書き込みません。

ヒアリングシートをAIで埋めるときの失敗5つと直し方

スキルのエラーハンドリングに残っている項目が、そのまま私のつまずきの記録です。

1. AIが推測で埋めた

最初のバージョンの指示文には「文字起こしから回答を抽出する」としか書いていませんでした。すると「提案書・資料作成に週何時間」の行に、文字起こしに無い「週5時間程度と思われる」のような推定が入りました。相手は一言も言っていません。直し方は、記入ルールの1番「明示されている情報のみ。推測・補完はしない」を入れることと、出力に「推定」「おそらく」が含まれていたらその行を空欄に戻すことです。

2. 情報が無い行に「特になし」と書かれた

空欄にしたい行に「特になし」「言及なし」が入ると、次回に聞くべき行なのか、聞いた結果「無い」と言われた行なのかが区別できなくなります。この記事のルール3に「『不明』『特になし』とも書かない」を足したのはそのためです。相手が「特にない」と実際に言った場合だけ、「特にない（本人の発言）」と引用で書きます。

3. 同じ会社のタブが2つできた

2回目の商談で同じ会社名のタブを作ろうとして、同名のタブができてしまったことがあります。直し方は2つで、スキル側には「同名のタブが既にある場合は『会社名_2』にする」を入れました。ただ運用としては、2回目の商談は新しいタブを作らず、既存のタブの空欄だけを埋めさせる方が正しいので、いまは「〇〇社のタブの空欄を、この文字起こしで埋めて」と頼んでいます。

4. 貼り付けが1行ずれた

タブ区切りの43行をD2に貼るとき、セルの選択が外れていてD3から貼ってしまい、全部の回答が1問ずつずれたことがあります。ずれると「主力事業」の行に「従業員40名」が入るので、見れば分かります。直し方は、貼る前にD2をクリックして選択状態を確かめること、貼った後にD2とD44の2か所だけ目視することです。ブラウザ操作でやらせている場合も、スキルに「D2セルをクリックしてフォーカスを当ててから貼る」を書いてあります。

5. 文字起こしが短すぎて、ほとんど埋まらなかった

短い電話の文字起こしを渡したら、埋まったのは1桁の問数でした。AIの問題ではなく、材料の問題です。直し方は、無理に埋めさせないことと、報告に「情報が限られていたため〇問のみ記入」と書かせることです。数問でも埋めておけば、次の商談で何を聞くかは決まります。

ヒアリングシートの文字起こしをAIに渡すときの線引き

文字起こしには相手の社名・氏名・売上・困りごとが全部入っています。私は次の線引きで使っています。

• 使うAIは、入力内容が学習に使われない設定か、ビジネス向けプランにする。Claudeは入力を学習に使わない設定が選べます（プランと設定は公式の記載で確認してください）
• 文字起こしツール（tl;dv等）側の録画の共有設定を、社内だけに限定する
• 相手に「商談を録画して、AIで議事録とヒアリング内容の整理に使う」ことを商談の冒頭で伝え、断られたら録画しない。私は壁打ちの冒頭で毎回言っていて、断られたことはまだありません
• 出来上がったシートの共有範囲は、営業担当とその上長までにする

「固有名詞を匿名化してから渡す」という対策は、会社名のタブに紐づけて保存するヒアリングシートとは相性が悪く、後で戻す手間が出ます。私は匿名化より、AIの設定と相手への事前の一言で対応しています。

43問を自社の商材に直すところを、60分の無料壁打ちで一緒にやる

ヒアリングシートにAIを使うとき、時間がかかるのは記入ではなく、「自社の商材で聞くべき43問は何か」と「初回で埋めにいく15問はどれか」を決めるところです。ここが決まれば、作るのも埋めるのもプロンプト1本ずつで動きます。この記事の43問のスプレッドシートのテンプレートと、プロンプト2本は配布フォームから受け取れます。私はAIgearで月5枠・60分の無料壁打ちを設けていて、相手の商材で43問を組み直し、直近の失注理由から「初回に聞いておけば防げた質問」を足すところまでを一緒にやっています。顧問では成果物を1つに固定していて、「ヒアリングシートの自動記入」はその候補の1つです。社内でやれる、という判断になった場合はそう伝えます。営業全体のどこにAIを入れるかの地図はClaude営業活用の記事にまとめています。