営業日報AI｜3行で書いて4観点で返すテンプレとプロンプト全文

営業日報のAI活用は「記録は書かずに溜める」「振り返りは3行書いて返させる」の2本立て

営業日報には、性質の違う2つの仕事が同居しています。

営業日報のAI活用は、「箇条書きをAIで清書する」「音声メモから自動生成する」「溜まった日報をAIで分析する」の3つに分けて説明されることが多いです。どれも正しいのですが、A（記録）とB（振り返り）を同じ1枚の日報に書かせたまま、その入力を楽にする話に留まっています。私はAとBを切り離しました。Aは人が書かなくても商談の文字起こしから溜まるので、日報に書く必要がありません。Bは人にしか書けない代わりに3行で足ります。

先に正直に書いておくと、私が作って回したのは1人で営業している自分の事業の進捗日報で、複数人の営業チームの日報ではありません。しかも2日で止まっています。止まった理由はこのテーマの中心なので隠さず書き、チーム向けの置き換えは後半で「設計案」として書きます。まだ試していないものはそう書きます。

営業日報にAIを入れる3つの型と、中小企業で続くのはどれか

よく挙がる3つの型を、私が実際に触った範囲で比べます。

JAPAN AIの記事は、日報に毎日20分かけると月約7時間、年約80時間になると試算しています（同記事の試算値で、私の実測ではありません）。この20分の大半はAの記録で、型2で消えます。残るBは3行なので、書く時間は数分です。

型3について1つ補足します。「1週間分をまとめてAIに分析させる」運用は、週報を作る目的なら合いますが、日報の形骸化を止める目的には遅いと感じています。書いた当日に返事が来ないと、書く側は「読まれていない」と判断して翌日から薄くなります。私は週次の集計よりも、その日に返すほうを優先しました。

すでにSFA（営業支援システム）を使っていて、日報欄にAIの要約機能が付いているなら、型1はそれで足ります。私が汎用AIとNotion・HubSpotで組んだのは、Bの返事（4観点）を自分の重点と数字で設計したかったからで、内蔵の要約機能では返事の中身まで決められません。返事の中身を自分で決めたいかどうかが、内蔵AIで済ませるか汎用AIで組むかの分かれ目です。

記録の側: 営業日報を書かずに溜める動線（商談→議事録→HubSpot→朝のサマリー1枚）

Aの記録は、商談の録画から始まる動線で日報を書かずに溜めます。手順そのものは別の記事に全文があるので、ここでは日報との関係だけ書きます。

1. 商談を録画し、文字起こしをNotionの受信箱に自動で入れる（tl;dvを使っています）
2. Claudeが文字起こしから議事録（概要・評価・ネック・ネクストアクション・所感の5項目）を作る。プロンプト3本の全文とスキル登録の手順は商談議事録をAIで作る記事にあります
3. 同じ議事録からHubSpotのコンタクト・取引・メモ・タスクに反映する。オブジェクトの対応表と、書き込み前の承認ゲートはHubSpot Claude連携の記事にあります
4. 翌朝、前日の商談の処理結果と放置案件を1枚のサマリーにして出す

4のサマリーが、私にとっての「営業日報の記録欄」の代わりです。書式はこうです。

■ 今日の商談（N件）
  10:00 A社 田中様 / 初回

■ 承認待ち（Gmail下書き・N件）
  □ A社 田中様  お礼メール
  □ B社 佐藤様  追いメール（最終接触から24日）

■ HubSpot反映済（N件）
  ・A社 田中様 … コンタクト更新 / 取引を「提案中」へ / タスク 9/2 見積提出

■ 要対応（N件）
  ! B社 24日放置
  ! C社 昨日の商談が受信箱に無い＝録画漏れの可能性

■ 埋まらなかった項目
  ・A社 予算が商談で出ていない

日報の「活動内容」「成果」「次の行動予定」にあたる情報は、この1枚に全部入っています。人が書いたものは1文字もありません。

日報との違いは2つあります。1つは「埋まらなかった項目」の節があることです。商談で予算が出なかったなら、出なかったと書かせます。人が日報を書くと、ここをそれらしく埋めてしまいます。もう1つは「録画漏れ」の検知で、カレンダーに商談があったのに受信箱に文字起こしが無い日を拾わせています。日報の運用で一番よく落ちるのは「書き忘れ」で、この動線で一番よく落ちるのは「録画し忘れ」です。そこだけ機械に見張らせました。

放置案件の判定は、最終接触から14〜20日を「注意」、21日以上を「要対応」として追いメールの下書きまで作らせます。この閾値は商談議事録の記事の後半に書きました。月曜だけ、週次の3行をサマリーの末尾に足す設計にしています。商談後72時間以内に処理できた率、最終接触14日以上の案件の件数と金額、先週の商談数とそのうち次アポが取れた数、の3行です。この3行はまだ記録できていません。営業フロー全体のどこでClaudeを使い、どこを人が持つかはClaudeの営業活用の記事に6段階の地図があります。

振り返りの側: 私が作った進捗日報のテンプレ全文（1人事業用の原本）

Bの振り返りは、Claudeのチャットに次のテンプレを埋めて送る設計です。トリガーの一言（「今日の進捗報告だけど」）だけを送ると、Claudeがこのテンプレを返してくるので、それを埋めて送り返します。

今日の進捗報告テンプレ。埋めて送ってください。

【やったこと】（具体的な動きと数字：例 YouTube台本1本、商談2件、登録者+30）
- 
- 
- 

【詰まり/違和感/学び】
- 

【明日の予定】（優先順に3つまで）
- 
- 
- 

【数字】稼働○h / 月商累計○万 / 登録者○ / 商談○件

（オプション）
【聞きたいこと】
- 
【気分】
- 

項目の意味を1つずつ書きます。

• やったことは動きと数字をセットにします。「商談した」ではなく「商談2件」。数字が無い行はAIが評価できないので、後で「—」として扱われます
• 詰まり/違和感/学びが、この日報で一番大事な行です。日報の書き方の記事はどれも「所感は感想ではなく分析を書く」と言いますが、私は「分析して書け」と言われると書けないので、「今日いちばん引っかかったことを1つ」に下げています。1行で足ります
• 明日の予定は優先順に3つまでです。4つ目を書かせないのは、翌日AIが「3つのうちどれが目標に効くか」で採点するからです
• 数字は4つに固定しています。月商累計・稼働時間・登録者（私の場合はYouTube）・商談件数。会社ならここが受注・商談・新規アポ・稼働になります

「気分」をオプションに入れたのは、1人で長期戦をやると数字より先にペースが崩れるからで、スキル（手順書として保存した指示文）には「頑張りすぎなら休ませる」と書いてあります。

2日で止まった事実と、Notionに残っていること

私はこのテンプレを2026年4月20日と21日の2回送り、そこで止まりました。Notionの日次ログに残っているのはこの2件だけで、ページの末尾には「最初のエントリはローンチ初日から開始予定」という自分の書き込みが残ったままです。1日目は「やったこと」が10行近くあり、2日目は「LPの構成を考えるで止まった」の1行だけで、「詰まり」と「明日の予定」は空のまま送っています。3日目は送っていません。

返事が来る設計は、止まらないための条件の1つでしかありませんでした。送る側のトリガー（送る時刻を固定する、前日の未提出を翌朝に検知する）が無いと、返事の質に関係なく止まります。私は返事の設計だけ作って送る側のトリガーを作らず、ローンチ準備で手を動かすほうを優先して2日で止まりました。この直し方は失敗の節の6つ目に書きます。

AIに営業日報のFBをさせる4観点と黄色信号の設計（数字・優先順位・リスク・ペース）

テンプレを送ると、Claudeは次の順で動きます。私がスキルに書いてある内容で、固有の目標値だけ伏せ、構造はそのまま載せます。

手順1: 先に文脈を読む

FBを書く前に、Notionの2つのページを読ませます。年間のKPIツリー（月ごとの目標と、3つの重点）と、日次ログの直近3〜7日分です。スキルには「過去を見ずに汎用的なアドバイスを返すのはこのスキルの失敗モード」と最初から書きました。2日目（4月21日）のFBは、前日のエントリにある「明日の予定」4件を読んで「4件中ゼロ消化、前日に自分で決めた最重要1アクションから実質1日ロールバック」と返してきました。前日を読ませれば2日目から効きます。直近7日分を読んだ日は存在しないので、7日分で何が変わるかは書けません。

手順2: 4観点を必ず全部出す（各2〜4行）

① KPI達成度・数字のギャップ
今月の目標に対する積み上げと残差。
「今月目標○○万、今日時点で累計○○万、残り○日で○○万必要 → 1日平均○万ペース」の形で書く。
数字が無ければ、報告の動きから推計してもよい。

② 優先順位・時間配分
今日の動きが、年間の3つの重点のどれに効いているかで採点する。
効いていなければ「今日○○に時間を使ったが、本当は××を進めるべきだった」を1行で返す。
効いていれば素直に肯定する。

③ リスク・黄色信号
次の早期介入トリガーに触れていないかを確認する。
- 月商が2か月連続で目標の70%以下
- 登録者が3か月連続で+500/月以下
- チャーン率が月10%超
- 商談→受注率が20%未満
- 週稼働60時間超が3週連続
3日以上連続で同じ黄色信号が出ている場合は、赤フラグとして強めに指摘する。
日次ログの過去エントリを見て判定する。

④ モチベ・ペース管理
連続稼働日数・睡眠・気分・1週間のトレンドから、頑張りすぎ/サボりすぎを検知する。
頑張りすぎなら休ませ、ペースが落ちているなら背中を押す。

黄色信号の5つは、私の事業の値です。会社の営業チームなら「商談→受注率20%未満」はそのまま使えます。残りは「新規アポが2週連続で目標の70%以下」「最終接触14日超の案件が○件以上」「次アポ無しで終わった商談が3件連続」のように置き換えることになります。置き換え案は次の見出しに書きます。

「3日以上連続で同じ信号が出たら赤」のルールは、2日目の時点で動き始めていました。4月21日のFBは、黄色信号5つには触れていないと判定しました。そのうえで「決めた→また考え直す」のパターンが芽生えていると拾い、「今週これが3日続けば赤フラグ」と書いています。3日目は来なかったので、赤フラグが出た日はありません。

手順3: 「明日の最重要1アクション」を1行だけ

4観点の後に、明日一番大事なことを1行だけ出させます。複数は出させません。3つ並ぶと翌朝どれからやるか迷うので、1つに絞るところまでAIにやらせています。原文では目印の絵文字を付けていますが、ここでは省きます。

手順4: Notionの日次ログに追記する

FBを返すと同時に、Notionの日次ログページの先頭に、次の形式で追記させます。新しい日が一番上に積み上がる並びです。

### YYYY/MM/DD（曜）M{n}-Day{d}

**報告**
- やったこと: ...
- 詰まり/学び: ...
- 明日の予定: ...

**今日の数字スナップショット**
- 月商累計: ○万 / 目標○万（進捗○%）
- 登録者: ○,○○○（前日比+○）
- アクティブ顧客: ○社
- 週稼働時間: ○h

**Claude FB**
① KPI: ...
② 優先順位: ...
③ リスク: ...
④ モチベ/ペース: ...

明日の最重要1アクション: ...

---

「M{n}-Day{d}」は、事業を始めた日を M1-Day1 として数えた通し日数です。数字が報告に無い項目は「—」で埋め、推計で埋めないルールにしています。残っている2件はどちらも独立前なので、数字の4項目は全部「—」です。この「—」が、後から見返したときに「この日は数字を見ていなかった」という事実として残ります。

出力の長さは800字以内を目安にしています。長いFBは読まれないのは、人が書いた日報と同じです。残っている2件のFBは、どちらも4観点と最重要1アクションで800字以内に収まっています。

営業日報をAIで分析する: チームの日報に置き換えるならこうする（設計案・未検証）

ここからは、上の1人用の設計を複数人の営業チームに置き換えるとしたら、という設計です。私はまだ顧問先でこの形を回していないので、実績としてではなく設計として読んでください。

日報の項目（担当者が書く側）

この表を、担当者にそのまま配れる形にしたのが次のテンプレです。

【やったこと】（数字つきで3行まで。商談の中身は書かない）
- 商談○件（案件IDで）/ 新規アポ○件 / 架電○件
- 
- 

【詰まり/違和感】（今日いちばん引っかかったことを1つ）
- 

【明日の予定】（優先順に3つまで）
- 
- 
- 

【数字】受注累計○件 / 商談累計○件 / 新規アポ累計○件 / 今週の稼働○h

（任意）
【聞きたいこと】
- 

項目を増やさないのが要点です。営業日報の必須項目は5〜7つ挙げられることが多いのですが、そのうち「訪問先・担当者・商談内容・次の行動予定」はCRMに入る情報で、人が日報に二重で書くものではありません。

黄色信号の営業チーム版

最後の2つは、朝のサマリーで機械的に拾える数字なので、日報の文章ではなくCRMの値から判定させるのが正確です。

溜める先と、誰が読むか

• 溜める先はNotionのデータベースに1人1ページ、日付ごとに追記（1人用と同じ形式）
• AIのFBは担当者本人に返す。マネージャーには「3日以上同じ黄色信号が続いた人」だけを週1回まとめて出す
• 送る側のトリガーを先に決める。送る時刻を固定し、翌朝のサマリーの「要対応」に「昨日の日報が未提出: ○○さん」を1行入れる

マネージャーが全員の日報を日々読む前提を外すのが、この設計の中心です。形骸化の一番の原因はフィードバックが返らないことで、私もそう思いますが、マネージャーの時間を増やす解決は続きません。その日の返事はAIが返し、人が見るのは信号が続いた人だけにします。

営業日報のAI分析プロンプト全文と、架空の日報1件を入れた出力

上の設計を、スキルを作らずチャットに貼るだけで試せる1本のプロンプトにしたものです。プロンプトの組み立て方（役割・材料・出力・禁止の4要素）は営業AIプロンプトの記事に書いた型のとおりです。

あなたは中小企業の営業チームのマネージャー補佐です。
営業担当が送った今日の日報に、下の4観点でフィードバックを書いてください。

【材料】
- 今日の日報（下に貼る）
- 直近7日分の日報（下に貼る。無ければ「無し」と書く）
- 今月の目標: 受注○件 / 商談○件 / 新規アポ○件（貼る側が埋める）
- 今月の重点3つ:（例: 既存客の更新提案を先に回す / 初回商談で決裁者を確かめる / 放置案件を14日以内に追う）

【4観点】
① 数字: 今月目標に対する積み上げと残差。「目標○件、累計○件、残り○営業日で○件必要 → 1日○件ペース」の形で書く。日報に数字が無い項目は推計せず「—」と書く
② 優先順位: 今日の動きが重点3つのどれに効いたか。効いていなければ「今日は○○に時間を使ったが、××を先に進めるべきだった」を1行
③ 黄色信号: 次に触れていないか確認する。商談→受注率が20%未満 / 最終接触から14日以上の案件がある / 次アポ無しで終わった商談が連続している / 同じ詰まりが3日以上続いている。直近7日分に同じ信号が3日以上続いていれば、その旨を先頭に書く
④ ペース: 稼働時間と気分の記述から、無理が続いていないかを見る。週の稼働が上限を超えていたら、休む提案を先に書く

【出力】
- 4観点を各2〜4行。全体で800字以内
- 最後に「明日の最重要1アクション」を1行だけ
- 褒め言葉で始めない。事実と数字から書く
- 日報に書いていないことを事実として書かない

【今日の日報】
（ここに貼る）

【直近7日分】
（ここに貼る）

入れた架空の日報

会社名・人名はすべて架空です。顧問先の実データではありません。

今月の目標: 受注4件 / 商談16件 / 新規アポ12件
今月の重点3つ: 既存客の更新提案を先に回す / 初回商談で決裁者を確かめる / 放置案件を14日以内に追う

【今日の日報】10/30（木）
やったこと: 商談2件（甲社 初回、乙社 2回目）/ 架電25件→新規アポ1件 / 提案書の修正1本
詰まり/違和感: 乙社の2回目、担当者は前向きだが部長が出てこない。見積の提出先が分からないまま終わった
明日の予定: 丙社に提案書提出 / 乙社に部長同席の依頼メール / 架電20件
数字: 受注累計1件 / 商談累計11件 / 新規アポ累計7件 / 今週の稼働 38h

【直近7日分】（抜粋）
10/27: 商談1件（丁社 初回）。決裁者未確認。新規アポ1件
10/28: 商談2件。丁社は「社内で検討」で次アポ無し。新規アポ0件
10/29: 商談1件（甲社の前段）。詰まり: 丁社の返事待ちが気になる。新規アポ2件

返ってきた出力

この出力は、この記事を書くときに上のプロンプトと架空の日報で出したものです。実際の営業チームで回した結果ではありません。

① 数字
受注: 目標4件、累計1件。残り1営業日で3件は届かない。来月への持ち越し案件を今日のうちに特定したい
商談: 目標16件、累計11件。残り1営業日で5件は届かない
新規アポ: 目標12件、累計7件。架電25件→1件は、直近7日の平均（1日1件）と同じペース
受注率: 商談11件に対して受注1件（約9%）。黄色信号の20%を下回っている

② 優先順位
今日の2商談は重点2「初回商談で決裁者を確かめる」に当たる場面だったが、乙社は2回目でも決裁者（部長）に会えていない。提案書の修正1本に時間を使ったが、乙社の部長同席を今日のうちに依頼するほうが先だった

③ 黄色信号
・商談→受注率9%（20%未満）
・「決裁者が出てこない」が10/27（丁社）、10/30（乙社）で2件目。丁社は10/28に次アポ無しで終わり、10/29の日報でも返事待ち。同じ型の詰まりが3日続いている
・放置14日超は日報からは判定できない（CRMの最終接触日を確認）

④ ペース
今週38hで上限内。気分の記述は無し。詰まりの行に3日連続で「返事待ち」「部長が出てこない」が出ていて、動きより待ちが増えている

明日の最重要1アクション: 乙社に「部長同席で見積の説明をしたい」と今日中にメールし、丁社にも同じ文面で次アポを打診する

この出力で見てほしいのは3か所です。「残り1営業日で3件は届かない」と言い切っていること、受注率を日報の数字から自分で計算していること、「放置14日超は日報からは判定できない」と判定できないものを判定できないと書いていることです。3つ目は【出力】の「日報に書いていないことを事実として書かない」が効いています。この1行を抜くと、放置案件の件数をそれらしく書いてくる可能性が高いと見ています。

営業日報のAI活用で起きる6つの失敗と、ルールで先に潰す直し方

1〜5は、1人用のスキルを作るときに最初からルールとして入れたもので、その理由と、2日分のログで確かめられたことを書きます。6は実際に起きた失敗です。

1. 直近を読まずに一般論を返す。 文脈を渡さないと、どの日にも当てはまるFBになるので、スキルの冒頭に「必ず両ページを取得してからFBを書く」と入れました。2日目のFBが前日の計画4件を読んで「ゼロ消化」と返したことは、上に書いたとおりです
2. 空欄を推計で埋める。 数字を書かなかった日にAIが前日の数字から推計して埋めると、見た目は整いますが、「この日は数字を見ていなかった」という事実が消えます。直し方は「報告に無い項目は—で埋める。無理に推計しない」の1行です。2日目に私が「詰まり」と「明日の予定」を空で送ったとき、Claudeはそこを「本人報告なし」と書きました。自分の推測には「Claude観測」と前置きして、報告と分けていました
3. 肯定だけで終わる。 指示が無いとAIは労いの言葉から始めます。直し方は、重点に効いていなければ「本当は××を進めるべきだった」を1行で返す、と書くことです。スキルには「気持ちよく肯定するだけのFBは長期的にマイナス」と明記していて、2日目のFBは「ゼロ消化」「『考える』より『出す』」から始まっています
4. FBが長くなる。 4観点を丁寧に書かせると読まなくなるので、800字以内の目安と、最後の1アクションを1行だけに絞るルールを入れました。残っている2件は目安に収まっています
5. 日報が「やったこと」の羅列で終わる。 これはAI側でなく書く側の失敗で、2日目の私の報告がそうでした。「LPの構成を考えるで止まった」の1行で、詰まりも明日の予定も空です。直し方は、テンプレの「詰まり/違和感/学び」を必須にして、「やったこと」を3行までに制限することです。書く量を増やすのではなく、書く場所を変えます
6. 送る側のトリガーが無くて止まる。 返事の設計だけ作って、送る時刻も、未提出の検知も作りませんでした。結果、2日で止まりました。直し方は2つです。送る時刻を固定すること（私なら商談後の処理と同じ朝に寄せます）と、A側の朝のサマリーの「要対応」に「昨日の進捗日報が未提出」を1行足して、AとBを同じ1枚に載せることです。記録の側は人が書かなくても動くので、そこに振り返りの未提出を乗せれば、止まった日が翌朝に見えます。この直し方は設計で、まだ動かしていません

顧客情報と学習利用の扱い

日報には取引先の社名と人名が入ります。私の設計では、Bの振り返り（3行の日報）には社名を書かず、「商談2件」のように件数だけです。商談の中身はA（記録）の側でCRMに入っていて、そちらはHubSpot Claude連携の記事の「顧客情報の扱いと権限」で書いたとおり、法人プランでの利用と学習利用オフの設定が前提です。チームで回すなら、日報のテンプレに「社名はイニシャルか案件IDで書く」の1行を足すだけで、AIに渡す文章から個人情報の大半が消えます。

日報の2本立てをどこから始めるかを、60分の無料壁打ちで決める

営業日報にAIを入れるとき、時間がかかるのは清書の設定ではなく、「記録は何で溜めるか」「振り返りはどの数字と重点で返させるか」の2つを決めることです。この記事の日報テンプレ（1人用の原本と営業チーム用）・4観点のFB設計・チーム版の分析プロンプトは配布フォームから受け取れます。

私はAIgearで月5枠・60分の無料壁打ちを設けていて、自社の商談の溜め方と、日報で見る数字をどう決めるかを一緒に整理しています。月次でCRMに溜まった失注の分析まで伸ばすなら、失注分析のフォーマットの記事の手順がそのまま使えるはずです。今の日報運用のまま清書だけAIにする、という判断になった場合はそう伝えます。